Jak budować bazy mailingowe B2B?

To, czy kampania sprzedażowa się uda, w dużym stopniu zależy od tego, jakie wykorzystujesz bazy mailingowe. Ważne jest nie tylko to, co wysyłasz w wiadomości, ale także do kogo wysyłasz wiadomości oraz czy lista mailingowa jest prawidłowa.

Tylko jak zidentyfikować, czy listy mailingowe faktycznie są prawidłowe i co to w zasadzie znaczy? Właśnie to chcę Wam dziś przybliżyć, a także odpowiedzieć na pytanie: jak ja mam się do tej wspomnianej bazy mailingowej w ogóle zabrać?

Dzisiaj kolejno omówimy:

  • Dlaczego warto inwestować w listy mailingowe?
  • Co wziąć pod uwagę przy jej tworzeniu?
  • Jak tworzyć bazy mailingowe?
  • Na co zwrócić uwagę, jeśli rozważasz zakup bazy mailingowej
  • Jakie są trudności w tworzeniu baz B2B?
  • Kiedy warto zlecić stworzenie bazy na zewnątrz?

Po co mi w ogóle baza mailingowa?

Załóżmy, że prowadzisz firmę produkującą pralki i szukasz nowego systemu do zarządzania sprzedażą. Pewnego dnia dostajesz maila od firmy, która wdraża CRM dedykowany producentom AGD. Pytają Cię, czy nie potrzebujesz przypadkiem takiego narzędzia i czy nie chcesz porozmawiać.

Istnieje spora szansa, że się zgodzisz, szczególnie że właśnie tego potrzebowałeś 🙂

Fakt, że akurat do Ciebie trafiła taka wiadomość, wynika z tego, że jakaś firma zbudowała dobrą bazę mailingową. Skontaktowała się z Tobą, wiedząc, że możesz chcieć zmienić CRM na nowszy, lepszy. Wiedzą oni, że ich system pasuje do firm o takiej wielkości jak Twoja, oraz że masz możliwości finansowe do wprowadzenia nowego systemu, a dodatkowo jesteś osobą decyzyjną w firmie. 

Kampanie cold mailingowe w których baza mailingowa ma tak precyzyjnie określone kryteria, pozwala osiągnąć skuteczność na poziomie nawet 10% pozytywnych odpowiedzi, co przy odpowiedniej skali potrafi się przełożyć na naprawdę dobry wynik.

To właśnie jeden z powodów, dla których warto zainwestować w bazę. Choć nie jedyny. Dobrze zbudowana lista mailingowa pomoże Ci też w uniknięciu folderu SPAM, a także trafieniem domeny Twojej firmy na czarne listy.

Rola persony i strategii sprzedażowej w tworzeniu własnej bazy mailingowej

Kiedy pozyskujesz nowe adresy e-mail, jedną z najważniejszych kwestii jest precyzyjne określenie grupy docelowej.

Budując bazę mailingową, zastanów się dobrze do kogo, co i dlaczego będziesz wysyłać poprzez wiadomości e mail. 

Najlepiej będzie na początku zebrać Twoich handlowców i wspólnie sprecyzować personę zakupową, czyli to, kim jest Twój potencjalny klient, stworzony na podstawie dotychczasowych współprac.

Określ przy tym najważniejsze kryteria, takie jak:

  • W jakiej branży pracuje Twój klient?
  • Co charakteryzuje firmę, w której pracuje? Wielkość, obrót, ilość pracowników?
  • Jakie stanowisko zajmuje Twój klient?
  • Jaki problem ma klient i jak chcesz go rozwiązać?
  • Dlaczego Twoje rozwiązanie powinno go zainteresować?
  • Co się stanie, jeśli Twój klient nie rozwiąże tego problemu?

Stworzenie persony to absolutny fundament strategii sprzedażowej. Jeśli dokładnie jej nie określisz, Twoje kampanie cold mailingowe, pomimo najlepszego produktu, mogą się nie udać.

Wyobraź sobie, że wysyłasz swoich handlowców na targi branżowe, ale z innej branży niż Twoi klienci. Możesz mieć najskuteczniejszych sprzedawców i genialną usługę, ale nie przyniosą z tej konferencji żadnych leadów, bo nie będą mieli z kim rozmawiać. Nic dziwnego, podczas takiego wydarzenia nie są w stanie dotrzeć do potencjalnych klientów. Z kampaniami marketingowymi skierowanymi do źle określonych person jest identycznie.

Aby wysyłanie wiadomości e-mail miało sens i aby ktoś był zainteresowany tym, co handlowcy do niego piszą, musi być na początku w ogóle potencjalnym klientem.

Być może brzmi to jak banał, ale jednak często jest to pomijane. Można to porównać dosłownie do rozdawania ulotek przypadkowym osobom na ulicy. Chyba też nie widzisz w tym sensu, prawda? Tak samo jest przy wysyłce oferty za pomocą e-maili 🙂

Odwrotna sytuacja ma miejsce, kiedy dokładnie wiesz, do kogo kierujesz swoją kampanię. Znasz tę osobę niemalże jak przyjaciela. Czy gdyby teraz przyszło Ci napisać wiadomość e-mail do zupełnie obcej osoby, tak aby była ona zainteresowana treścią, to byłoby to proste?

Powiedzmy jednak, że sprzedajesz oprogramowanie i właśnie masz rozpisane, że za Twoją bazą adresów e-mail stoją właśnie na przykład dyrektorzy sprzedaży, którzy szukają oprogramowania do agregowania danych swoich potencjalnych klientów i tworzenia listy mailingowej… sprawa wydaje się prostsza.

Dodaj do tego głębszą analizę. Taką, która zawiera informacje, odpowiadające na pytania powyżej. Odnieś się do problemu, który rozwiązujesz.

Po co mu ta baza mailingowa? Być może chce w ten sposób prowadzić stałą komunikację do klientów w celu dosprzedaży innych produktów, bo w tym momencie zebranie wszystkich danych ręcznie jest nieefektywne, a handlowcy nie chcą poświęcać czasu na dosprzedaż nowych produktów. To już kolejny punkt na korzyść Twojej kampanii.

Odpowiedzmy na jeszcze jedno pytanie. Co się stanie, jeśli potencjalny klient nie rozwiąże swojego problemu?

Prawdopodobnie wspominany dyrektor może mieć problemy z osiąganiem wyników na poszczególnych liniach produktowych. To z kolei ciągnęłoby się za nim, presja by rosła, a on nie umiałby zmotywować handlowców do działania. Z tego punktu już możemy sobie niestety łatwo wyobrazić, co dalej.

Ale! Pomyśl tylko jaką przewagę Ci to daje w komunikacji, kiedy rozumiesz motywację swoich odbiorców i się do niej odnosisz. Oczywiście nie chodzi o straszenie, ale możesz pokazać, że dzięki Tobie ktoś może uniknąć problemów ze sprzedażą. To powinno skutecznie przekonać odbiorcę Twoich wiadomości, że rozwiązanie, które oferujesz, jest warte rozważenia, a Twoje wiadomości nie zostaną potraktowane jako spam 🙂

Jakie kryteria biznesowe uwzględnić budując bazy mailingowe?

Wiesz już, kim jest Twoja persona i co może być dla niej interesujące. Czas na znalezienie jej firmy i jej adresów mailowych w Internecie. Oto kryteria, na podstawie których buduje się bazy danych.

Stanowisko osoby decyzyjnej

  • Jeśli Twoim klientem są małe firmy, szukaj kontaktów do CEO. To oni zarządzają budżetem i decydują w większości firmowych spraw i będą najbardziej wartościowi, kiedy będzie powstawać Twoja baza mailingowa.

  • W dużych i średnich firmach najlepiej skontaktować się z osobą odpowiedzialną za dany sektor firmy, np. Dyrektorem sprzedaży, HR. Prezes może już być niezainteresowany i może wrzucić naszą wiadomość do spamu.

Więcej o tym do kogo kierować kampanie mailingowe, a także kogo dodawać do bazy mailingowej przeczytasz tutaj.

Lokalizacja / kapitał firmy

Polska (województwo/powiat/miasto)

  • z kapitałem polskim
  • z kapitałem zagranicznym

Inne kraje (stan/kanton/region/miasto)

  • z kapitałem polskim
  • z kapitałem zagranicznym

Branża 

Zweryfikuj branżę swoich klientów z branżami, które występują w bazie firm, z której będziesz korzystać.

Portale oferujące listy mailingowej mogą różnie określać te same branże. Dla przykładu: portal społecznościowo-biznesowy LinkedIn wyróżnia aż 150 branż, więc jeśli zamierzasz korzystać z niego jako ze źródła listy mailingowej, zapoznaj się z tym podziałem i nazewnictwem.

Liczba zatrudnionych osób

Przykładowy podział:

  • Mikro – do 9 osób
  • Małe – 10-49 osób
  • Średnie – 50-249 osób
  • Duże – 250+ osób

Wyniki finansowe

  • Przychody w ostatnim roku
  • Zysk/strata w ostatnim roku
  • Dynamika wzrostu – np. o ile % firma rosła rok do roku w latach poprzednich

Baza mailingowa i dobre praktyki jej budowania

Bazy danych dla nas, to już chleb powszedni. Prawdopodobnie zbudowaliśmy już ich ponad kilkaset. Właśnie dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie nasze najważniejsze porady, czyli co robić, a czego nie przy tworzeniu bazy mailingowej.

Korzystaj z narzędzi i automatyzuj procesy

W momencie kiedy powstaje Twoja baza mailingowa, możesz wykorzystać narzędzia automatyzujące manualną pracę. Na rynku jest ich wiele i dotyczą różnych etapów tworzenia baz. Aby Twoja własna baza mailingowa powstała szybciej, możesz zautomatyzować takie procesy jak:

  • Szukanie konkretnych osób i firm (LinkedIn Sales Navigator)
  • Szukanie adresów e mail do konkretnych odbiorców (Hunter, Snov.io)
  • Automatyzacja wysyłek sekwencji wiadomości, eliminowanie podwójnych e maili, blokowanie domen firm, które nie życzą sobie kontaktu (Woodpecker)
  • Weryfikacji poprawności i aktualności adresów email (Bouncer)

Zweryfikuj ręcznie zgodność danych Twojej listy mailingowej

Pamiętaj, że narzędzia, pomimo że pomagają zebrać kontakty zgodnie z Twoimi kryteriami, to nie sprawdzą za Ciebie pełnej poprawności danych. Dlatego zawsze przed wysłaniem sprawdzaj, czy na przykład prezes zarządu z firmy X z LinkedIna, rzeczywiście pełni tę funkcję. Używaj w tym celu stron internetowych danych firm lub wyszukiwarki KRS.

Sprawdź, czy nie docierasz do potencjalnych klientów swoich partnerów

Wyszukując adresy e-mail odbiorców, pamiętaj o zakazach współpracy i konkurencji. Zweryfikuj, czy firma, którą dodajesz do bazy mailingowej, nie jest na przykład klientem Twojego klienta i czy Wasza współpraca nie naruszy jego interesu. 

Nie korzystaj z niesprawdzonych źródeł

Zdarzają się bazy mailingowe, w których dane są nieaktualne, lub pozyskane/przetrzymywane w sposób niezgodny z prawem. Legalna baza, to absolutna podstawa w kampanii. Warto ten aspekt sprawdzić szczególnie kiedy kupujesz gotową bazę mailingową. Za każdym razem kiedy takową kupujesz, zapytaj dostawcę usług, jakie jest źródło odbiorców.

W GetSales kładziemy duży nacisk na legalność baz danych i jeśli masz wątpliwości, czy Twój research nie łamie RODO, skontaktuj się z nami. Przepisy RODO to punkt, który wielokrotnie omawiamy z naszymi klientami, aby mieli pewność, że wszystko jest w porządku. Chętnie pomożemy w tym także Tobie 🙂

Budowanie bazy B2B wewnątrz czy na zewnątrz firmy?

Na koniec krótko o tym, jakie wyzwania Cię czekają, jeśli zdecydujesz się na budowanie listy mailingowej samodzielnie, a co następnie omówimy, jak zakup bazy mailingowej może rozwiązać te problemy.

  • Znajomość narzędzi – ich znalezienie i nauczenie się obsługi wymaga czasu,
  • Zasoby ludzkie – potrzebujesz dedykowanej osoby do tworzenia list B2B. To nie praca, którą chcą zajmować się Twoi handlowcy ani nikt inny “z doskoku”
  • Powtarzalność – dla większości osób będzie to żmudna i nudna praca, od której będą stronić,
  • Czas – żeby zatrudnić właściwą osobę, nauczyć ją specyfiki Twojej firmy i korzystania z narzędzi, musisz poświęcić dużo czasu,
  • Pieniądze – na narzędzia i czas poświęcony na rekrutację i wdrożenie researchera.

Twoja baza mailingowa ma sens wewnątrz firmy, jeśli…

  • Nie zależy Ci na czasie (możesz poczekać kilka tygodni na start kampanii cold mailingowej)
  • Masz czas i budżet na zatrudnienie dedykowanej osoby
  • Posiadasz już kompetencje researcherskie w swojej firmie (do zatrudnienia, wdrożenia i przeszkolenia z narzędzi osoby dedykowanej do budowania baz)

Zleć budowanie bazy mailingowej na zewnątrz, jeśli:

  • Pilnie potrzebujesz nowych kontaktów a Twoja baza mailingowa jest zaniedbana
  • Nie masz wiedzy o narzędziach i automatyzacji
  • Nie masz czasu na zatrudnienie i wyszkolenie dobrego researchera (który rozumie biznes i branże, jest skrupulatny i odporny na powtarzalne zadania)

Podsumowanie

Mam nadzieję, że teraz wiesz już kiedy dobrym wyborem jest własna baza mailingowa, a kiedy lepszym rozwiązaniem jest zakup bazy mailingowej. Jeśli jednak wciąż się zastanawiasz i nie wiesz, kiedy zabrać się samodzielnie za budowę listy mailingowej – napisz do nas. 

Chętnie Ci pomożemy!

Umów się na spotkanie, a razem ocenimy czy razem e-mail marketing jest dla Ciebie dobrym rozwiązaniem, a także przemyślimy, jakie powinny być Twoje następne kroki. 

Niezależnie od tego, czy naszym zdaniem powinny one być z nami, czy też nie 🙂

O autorze

Roksana Krawczyk
Roksana Krawczyk
W GetSales zajmuje się marketingiem. Karierę zawodową zaczęła od stażu redaktorskiego, następnie PR, aż ostatecznie wygrał marketing - z czego bardzo się cieszy. Prywatnie interesuje się kinem, lubi podróżować oraz praktykuje jogę.
Scroll to Top